秘書検定は、就活対策やビジネスマナーの確認に役立つ、とても人気の高い資格です。
しかし秘書検定の準1級ともなると、3級や2級と比較して受験者数が少なくなるため、試験に関する情報も少なくなります。
そのため、「もしかして、すごく難しいの？」と思われる方も多いです。
結論から言うと、秘書検定準1級は簡単ではありませんが、きちんと対策をすれば合格できる資格です。
秘書検定準1級を取得すれば、ビジネスパーソンとして上司や取引先にワンランク上の対応ができるようになるでしょう。
この記事では、そんな秘書検定準1級について、次のような疑問を解決する内容になっています。
- 秘書検定準1級は3級・2級とどう違うの？
- 秘書検定準1級を取るメリットは？
- 秘書検定準1級と相性のいい資格は？
「秘書検定の勉強をこれから始めたいけど独学は不安」という方向けに、おすすめの通信講座も紹介します。
ぜひ最後までご覧ください。
コンテンツ
秘書検定準1級とは？判断力や対応力が求められる
まず秘書検定準1級とはどのような試験なのでしょうか。
次の3つの項目に分けて解説します。
- 秘書検定準1級の試験概要
- 他の級との比較
- 秘書検定準1級を取得するメリット
秘書検定準1級の概要をまとめてチェック！
試験日程
秘書検定は、6月・11月・2月の年3回実施されています。
このうち準1級を受験できるのは、6月・11月の年2回です。
受験資格
受験資格はなく、誰でも受験できます。
2級に合格している必要はなく試験時間も異なるため、他の級との同時受験も可能です。
試験内容
秘書検定準1級は筆記試験と面接試験があります。
筆記試験は、「理論」と「実技」に区分され、どちらも60％以上正答すれば合格です。
理論の区分は、
- 必要とされる資質
- 職務知識
- 一般知識
実技の区分は、
- マナー・接遇
- 技能
にそれぞれ分かれています。
筆記試験の出題方式は、マークシート式と記述式で構成されています。
また、準1級から実施される面接試験は、筆記試験の約1カ月後に実施されます。
ちなみに、筆記試験に合格した場合のみ面接試験に進むことができます。
秘書検定準1級の面接試験は、3人1組で行うロールプレイングです。
ロールプレイングの内容は、次の3つの項目があり、時間は1組につき約10分です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| あいさつ | 面接番号と名前を含む簡単な自己紹介をします。 |
| 報告 | ５０字程度の文章で課題が出されます。 |
| 状況対応 | パネルに課題が出されます。 |
秘書検定では、「表情」「態度」「振る舞い」「言葉遣い」「話し方」などの人柄の要素で、「感じのよい」印象を与えられるかどうかを、テストに落とし込んで出題しています。
面接試験での合否は、この「感じのよさ」を総合的に判断して決まります。
秘書検定についてより詳しく知りたい方や、自分が秘書に向いているか気になる場合は次の記事も参考にしてください。
秘書検定3級～1級までの違いをチェック
3級
基本的な職場常識を問われる級です。
例えば、次のような内容を問う問題が出題されます。
- 電話で上司の電話番号を聞かれたら？
- 無言電話がかかってきたら？
- デッドラインを漢字で表現すると？
- 顧客に上司の外出を伝える際の正しい敬語表現は？
- メールの件名を入力する際、気を付けることは？
このように秘書検定3級は、秘書として働く前段階の社会の一般常識を身につけることが目的といえます。
就職を控える高校生が主な受験者で、専門学校生、大学生を含めると全体の8割の受験生が学生です。
また秘書検定3級は、試験にCBT方式を導入しています。
そのため、年3回の試験日に限らず、47都道府県にある300カ所以上のテストセンターで都合の良い日を選んで受験できます。
2級
3級より複雑な場面設定から出題されます。
例えば、次のような内容が問われます。
- 「直接上司と話したい」と出張中の上司宛に苦情の電話がきたらどうする？
- 終業時間を過ぎても打ち合わせから戻ってこない上司に，先に退社する旨を伝える方法は？
- 「知的財産」とは？
- 「御開業御祝」の祝儀袋にふさわしい水引は？
- 「初春の候」は何月の時候のあいさつ？
一般常識問題に加えて、上司が行動しやすいように業務に優先順位をつけて効率よくこなせるかが問われます。
メインの受験生は大学生で、就活の際に役立つレベルの知識を習得できます。
また秘書検定2級は、3級と同様に試験にCBT方式を導入しています。
そのため、年3回の試験日に限らず、47都道府県にある300カ所以上のテストセンターで都合の良い日を選んで受験できます。
秘書検定2級についてより詳しく解説した記事はこちらです。
準1級
中堅の秘書として、上司から相談を受けたり、後輩からアドバイスを求められる場面設定が増えます。
臨機応変に、状況を判断して対応する能力が求められます。
例えば次のような内容が問われます。
- 上司から飛行機が遅延していると連絡が入った時の適切な予定変更って？
- 取引先へのあいさつ回りに必要な下準備は？
- 「可処分所得」とは？
- 顔は覚えていても名前を思い出せない相手に失礼なく名前を聞く方法は？
- 「拝眉の上」とは？
社会人と大学生が同じ割合くらいで受験しています。
2次試験には面接もあるため、就活の対策として十分有効であるとともに、社会人にとっても役立つ実践的な知識を習得できます。
1級
上級秘書として、上司の携わっている仕事を把握し、自分で考えて行動する場面設定が増えます。
上司が行動しやすいように、先を読んでサポートするワンランク上の能力が求められます。
例えば次のような内容が出題されます。
- 「上司の期限が悪い」と同僚から相談を受けたらどう答える？
- 誰も知らないはずの上司の出張について、他部署の上司から聞かれたときの対処方は？
- 「シナジー効果」とは？
- 「知人から食事に誘われたが、断っておいてほしい」と言われたら、先方にどう伝える？
- 上司の行動がスケジュール通りに進まない時の対処法は？
1級はすべて記述式のため、確かな知識と、それを文章に落とし込む応用力が必要です。
社会人はもちろん現役秘書の受験も目立つことから、現場でも即戦力となれる知識を習得できる上級資格です。
秘書検定準1級を取得するメリットは？5つのポイントに注目
①信用度が高い
すでにお伝えした通り、秘書検定の3級・2級の受験者は就職を控えた学生の割合が高いです。
このことから秘書検定は、秘書として働く場合以外にも、
- 敬語の使い方
- 電話応対
- ビジネス文書の作成
といった一般的な社会人スキルが身につく資格として浸透している、信用度が高い資格といえます。
さらに準1級になると、受験者数は2級の約5分の1程度で、合格率は40％程度と一気にレベルが上がります。
秘書検定準1級に合格していると、秘書として実務で通用するレベルの一般常識と気配りができると評価されるでしょう。
②就職に活かせる
秘書検定準1級に合格していれば、社会人として必要な一般常識は十分に身についているという証明になるため、どのような職種であっても、就職・転職の際に有利になるでしょう。
また、秘書検定の準1級からは、筆記試験に加えて面接試験があります。
ビジネスマナーや秘書としての心構えを知識として持っているだけでなく、言葉遣いや行動で表現する力が必要です。
秘書として働く場合はもちろんですが、それ以外の場合も上司との円滑なコミュニケーションに必要な能力であることに変わりありません。
秘書検定の準1級にい合格できるレベルの受け答えや身のこなしであれば、面接の際に採用側によい印象を与えられるはずです。
③すぐに使える実践的な技能が身につく
秘書検定準1級の面接試験では、次のような課題が出されます。
- 与えられた課題分を暗記して自分の言葉で上司に報告する
- 上司のお客様を応接室に案内する
どちらも明日から職場で使えそうな実用的な内容です。
資格取得より先に実務を経験していると、「こんなケースは実務ではありえないよ。」といった違和感を感じることがありますが、秘書検定に関しては実務でも使える実践的な技能を身につけることができます。
④電話やメールの対応に慣れることができる
秘書検定で問われる電話やメールの場面設定では、例えば、上司と取引先であったり、誰かと誰かの間に立って、どちらにも失礼のない対応が求められます。
1対1のやり取りの場合より難易度は高く、さらに準1級ともなると場面設定が複雑になります。
そのため、単純な電話やメールのやり取りであれば難なくこなせる知識を身につけられるでしょう。
⑤印象がいい
秘書検定の面接練習を繰り返すうちに、
- そつのない立ち居振る舞い
- 明るくやわらかい表情
- 整った身だしなみ
- 丁寧な言葉使い
- 適切な敬語表現
これらが自然と身についていはずです。
秘書に限らず、誰かと一緒に仕事をする上で大切な要素です。
電話やメールといった直接会わないやり取りはもちろんですが、実際にあった時により相手にいい印象を与えることができるでしょう。
秘書検定準1級の難易度は？合格率は約40％
秘書検定準1級を取得していれば、すぐに職場で使える技能が身につくだけでなく、就職・転職にも有利になることが分かりました。
それだけ信用度の高い資格であれば、合格率が40%ということからも難易度の高い資格なのでしょうか。
ここからは、次の2つの視点から秘書検定準1級の難易度について解説します。
- いきなり準1級を受験しても大丈夫？
- 勉強時間の目安は？
試験対策を始める前の参考にしてください。
秘書検定準1級はいきなり受験できる？受験は可能だが合格するのがやや難しい
秘書検定には受験資格がないため、準1級をいきなり受験することは可能です。
しかし、秘書検定準1級は、3級・2級で問われる、「秘書以外でも役に立つビジネスマナー」という域を越えています。
1次試験の筆記試験は半数以上が合格しますので、しっかりと対策をすれば受かるでしょう。
しかし2次試験の面接は、中堅秘書として上司の業務が円滑に回るように采配するわけですから、実務経験が必要なレベルです。
秘書歴が長いといった実務経験がない場合は、試験の傾向を把握するためにも2級から受験した方が近道かもしれません。
どうしても準1級から受験したい場合は、2級と準1級の同時受験をおすすめします。
準1級の合格を目指しつつ、例えダメだったとしても2級には受かっている状態であれば次のモチベーションにつながるはずです。
秘書検定準1級は現役秘書でも難しい場合も
秘書検定の準1級は、現役秘書であっても受からない場合があります。
この点からも秘書検定準1級の難しさを垣間見ることができます。
そもそも秘書という職業が新卒採用で募集がかかることはほとんどありません。
秘書が付くということは、社内でもそれなりの役職のため、秘書は高度なビジネスマナーの他に、職場の事情や業務内容に詳しくなければなりません。
そのため、新卒で入社していきなり秘書になることは難しく、何年か実務経験を積んで、適性のある人が秘書になるというケースが多いです。
このように社会人経験と秘書としての適性があっても秘書検定に受からない場合があることを念頭におく必要があります。
そのため、特に面接試験はしっかりとした対策が必要といえるでしょう。
秘書検定準1級の勉強時間は？筆記・実技あわせて120時間程度が目安
続いて秘書検定準1級に合格するために、必要な勉強時間について解説します。
実務経験の有無によって必要な時間が変わってきますので、自分の現状と照らし合わせて調節してください。
筆記は3カ月くらいの勉強期間を確保しよう
筆記試験は、1日1時間×3カ月の勉強時間が目安です。
ビジネス文書の作成や業務上の判断など、2級と比較してもより高いレベルの知識が求められます。
選択問題は、3級・2級より問題数が少ない分、確実に正解したいところです。
問題の順番にとらわれず、解きやすい問題から解いていくようにしましょう。
さらに記述問題は、選択肢がないため、出題者の意図をくみ取る必要があります。
簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。
そして、筆記試験の勉強がある程度進んだ時点で面接試験の対策を始めましょう。
というのも、筆記試験の合格通知がきてから、面接試験までは2週間ほどしかないため、きちんとした対策をするには時間が足りません。
面接対策のDVDを見るなどして、どのような所作や解答が望ましいのかを把握して試験に臨みましょう。
筆記試験対策に90時間に加えて、面接試験対策に30時間の合計120時間程度が秘書検定準1級の勉強時間の目安です。
実務経験や知識次第で短縮可能
秘書検定で学ぶ知識は秘書しか使えない知識ではありません。
そのため、企業の一員として働いている毎日が、秘書検定対策になっているといえます。
既に秘書としての実務経験がある人の他に、社会人経験が長い場合は出題内容になじみがある部分も多いことでしょう。
このように、ある程度の知識がある場合は、120時間より短い時間で合格できる場合もあります。
秘書検定準1級に合格したい！おすすめ対策方法を紹介
秘書検定の勉強時間の目安について解説しましたが、使うテキストや問題集が自分に合っているかどうかで勉強の効率は変わってきます。
ここからは、問題演習の使い方を解説したあとに、独学で勉強する際におすすめの書籍を次の3つに分けて紹介します。
- 練習問題集
- 過去問題集
- 参考書
自分の目的に応じて必要な書籍を見極めてください。
筆記試験対策は？秘書検定準1級用対策テキストを用意しよう
筆記試験対策で大切なのは、問題演習をどれだけこなすかですが、体系的に理解するためにテキストは必要です。
書店やウェブ書籍のサンプルページを見て自分に合っていると思うものを選びましょう。
それではここからは、合格への近道になる問題演習について解説します。
問題演習量を確保しよう
秘書検定は、問題演習を繰り返すことが合格への近道です。
問題集を一周通して解答し、間違った問題はやり直して繰り返し学習しましょう。
しかしここで、ひとつ注意点があります。
秘書検定の場合、同じ問題集を繰り返すうちに問題文の言い回しや選択肢の並び順で解答を覚えてしまうことがあります。
その段階まで進んだら、他の問題集を解くか過去問に進みましょう。
というのも、解答を覚えてしまうと問題を本質的に理解しているかの判断が難しいです。
もし理解していない場合、少しでも問われ方が変わると同じ論点の問題にも関わらず正解できないという場合があります。
これでは演習の効果が半減してしまうからです。
どんどん新しい問題にあたって練習量を確保しましょう。
過去問集は何周かするのがおすすめ
練習問題は新しい問題をどんどん解くことをおすすめしましたが、過去問集は、問題文解答を覚えてしまってもいいので、何周かすることをおすすめします。
というのも、練習問題は秘書検定のプロが過去問から出題の傾向を分析し、出題者の意図を解釈して作成しています。
演習量を確保できる点で問題集は大切ですが、それ以上に、自分で過去問から直接情報を得ることが大切です。
過去問集を何周かすれば、自分なりの秘書検定で求められる思考法を身につけられるでしょう。
そうなれば、例え次の試験で出題の傾向が多少変わっても対応できます。
さらに、過去問の類似問題が出題されることはよくあることなので、過去問はそのまま予想問題にもなっていると考えてしっかりと対策しましょう。
秘書検定準1級のおすすめ対策本・テキストを紹介
秘書検定を勉強する際に、おすすめしたい対策本を次の3つに分けて紹介します。
- 問題集
- 過去問集
- 面接対策
【問題集】出る順問題集 秘書検定準1級に面白いほど受かる本
出題頻度が高い順に問題が並べられているため、1問目から解くだけで効率よく勉強できる問題集です。
オールカラーで見やすさも問題なく、学習スケジュールの立て方といった独学で勉強している場合にありがたい情報も掲載されています。
【過去問集】秘書検定実問題集準1級 2022年度版
秘書検定準1級の公式過去問題集です。
筆記試験6回分と直近1年の面接試験の問題が掲載されています。
秘書検定では、満点をとる必要はなく、他の受験者が正解している問題を確実に正解していくことが大切です。
この公式過去問題集は、問題ごとに難易度別にランク付けされているため「正解しておきたい問題」を把握できます。
筆記試験対策として、必ず購入したい1冊です。
【面接対策】35時間で合格! おどろくほどかんたんに秘書検定準1級に受かる本
面接対策のDVDがついている、筆記試験から面接対策まで対応している参考書です。
面接対策は文章や写真での説明より、映像で確認したいという場合におすすめです。
またタイトルのとおり、試験合格に必要な要素を濃縮した内容なので、試験対策に十分な時間がとれず要点だけ抑えたいという場合にも重宝します。
秘書検定準1級の面接対策はどうする？「きちんと感」を意識しよう
押さえておきたい「姿勢・表情・動作」
人は8割以上の情報を視覚から得ていると言われています。
そのため、秘書検定の面接試験では、正しい解答をすることよりも、「姿勢・表情・動作」の対策に重点を置いた方が効果的です。
- 正しい姿勢
- 明るくやわらかい表情
- 美しく無駄のない動作
これらは一朝一夕で身につくものではありませんが、ポイントを抑えることである程度は表現できます。
秘書検定の準1級を受けると決めた日から意識するようにしましょう。
友人とロールプレイできるのが理想
面接対策は、自分が第三者にどのような印象を与えているかを把握する必要があるため、受験者役と面接官役に分かれて行うロールプレイングが効果的です。
リラックスしながら効果的な対策をするために、ざっくばらんに意見を言ってくれる友人と行うのが理想です。
なかなか適した相手が見つからない場合は、鏡や壁に向かってでも構わないので、実際に声に出して練習するようにしましょう。
対策DVDなどで重要な点を確認しよう
先述のとおり、面接対策にはDVDなどの映像教材が適しています。
映像であれば、文章や写真では味わえない、試験本番の臨場感を感じることができます。
お手本を見ながら、最終的に目指すべき目標像を確認しましょう。
試験本番で着用する予定の服や靴を実際に着用してみて、映像の通りにできるかどうか確認するのも効果的です。
お辞儀の際に髪の毛が落ちてきたり、靴が歩きにくかったり、実際にやってみなければ分からないことが見つかるかもしれません。
秘書検定準1級の独学が不安？ユーキャンの通信講座活用がおすすめ！
- 秘書検定を受けようと思っているけど独学が不安
- 秘書検定を初めて受験する
この2つの項目に当てはまる場合は、独学よりユーキャンの通信講座をおすすめします。
実は、秘書検定の3級・2級・準1級については、求められる知識の深さに差はあるものの出題範囲は被っているところが多いです。
その点に注目したユーキャンの通信講座では、3級・2級・準1級の試験対策がまとめて1つの講座で完結するため、各級ごとに対策するより効率的に学習を進めることができます。
これから秘書検定の勉強を始める場合は、ぜひユーキャンの講座を活用してください。
就職を目指す人におすすめの資格は？複数の資格で採用を目指そう！
秘書検定の準1級を取得していれば、秘書として働くことはもちろん、他の職種の就職・転職にも有利であることは解説しました。
ここからは、秘書検定と併せて取得しておくことで、秘書としてより希少性の高いスキルが身につく資格を紹介します。
紹介する資格・検定は次の3つです。
- TOEIC
- マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）
- 日商簿記検定
TOEIC
TOEICは英語の「聞く力」と「読む力」を測るテストです。
テスト結果は、合格・不合格で判断するのではなく0点から990点の5点刻みのスコアで評価されます。
TOEIC900点！といった高得点保持者が注目されがちですが、ひとまずの目標スコアとしては700点あれば十分でしょう。
というのも700点以上の取得者は全体の3割程度と希少性があり、多くの企業の企業の応募条件を満たせるスコアだからです。
通常の秘書スキルにTOEIC700点以上の英語力が加われば、国際部門がある企業でも活躍できるようになります。
例えばTOEICでは、図表やグラフから短時間で情報を読み取って解答しなければならない問題が出題されます。
国際部門のある企業の秘書であれば、日常的に英語のビジネス文章や資料を読み解く機会があるため、実務でも役立てることができます。
また、TOEICのリスニング部門では、アメリカ、イギリス、オーストラリアの英語の発音の違いに慣れる必要があります。
秘書業務のひとつである電話対応でも突然英語で話されるという点でリスニングと重なる部分があります。
さまざまな英語のイントネーションに慣れていることは、電話対応の聞き取りの大きな強みになるでしょう。
マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）
Word・Excel・PowerPointといったマイクロソフトのoffice製品のスキルを客観的に評価する検定です。
実際にoffice製品を使って行う実技試験があるため、試験勉強をしながらパソコンスキルを向上させることができます。
秘書業務では、上司から指示されて資料を作成する機会も多いです。
その際に、見やすい資料を早く正確に作成することができれば、秘書としての評価は上がります。
秘書業務にパソコンスキルは必須のため、取得しておくとすぐに実務に役立てることができます。
日商簿記検定
簿記検定は、秘書に限らず事務職として働くなら持っておいて損のない資格です。
簿記は、複式簿記という記帳方法を使って財務諸表を作るスキルを学ぶ検定です。
- 企業にどれくらいの資産があるのか
- 企業がどれくらい儲かっているのか
これらは、どちらも簿記をつかって数値化します。
入門資格である簿記3級を取得すれば、この複式簿記の全体像がわかります。
秘書として働くのであれば、基本的な会計知識として簿記3級を持っておくと安心です。
この3つの資格以外にも、就活に役立つ大学生におすすめの資格があります。
詳しくは次の記事をご覧ください。
秘書検定準1級は中堅秘書レベル！就活にも効果的
いかがでしたでしょうか。
今回の記事では次の項目について解説しました。
- 秘書検定準1級はビジネスマナーに加えて判断力や対応力が求められる
- 秘書検定は準1級から面接試験があるため、就活対策としても有効
- 秘書検定準1級の勉強時間の目安は120時間
- 独学の場合は過去問を何周か解くこと、講座を受講する場合はユーキャンがおすすめ
- 秘書検定と相性がいい資格はTOEIC・MOS・日商簿記検定
秘書検定準1級を取得していれば、中堅秘書に匹敵するビジネスマナーと現場での対応力があると評価されます。
事務職から秘書にキャリアアップしたい方や、就活の面接対策をしたいという方にとって、自分に自信をつけてくれる資格です。
ぜひ秘書検定準1級を取得して、明日からの職場や面接で腕を試してみましょう。
